为公司降本增效有“奇招”—— 建立采购绩效评价系统

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背景介绍

采购不是一个企业的成本中心，却是一个企业的利润中心之一。采购作为企业的生命源泉，既保障了生产的顺畅，也保障了产品的质量，它既决定着项目最终产品周转的速度，也在决定着企业经济效益的实现程度。无论是从采购的理论角度，还是在实际工作中所扮演的角色，它都对一个企业的重要性是不可估量的。在一个企业中，采购绩效是评价一个企业采购工作的关键因素。新兴铸管的郭女士，1905期数据运营官课程的学员，深刻的了解到公司采购优化的重要性，在充分利用课程所学知识的基础上，结合企业现状，从需求调研、五步法搭建指标库、可视化展示这三个方向来建立采购绩效评价系统。本文就结合采购绩效管理方案来详细描述，如何通过数据运营分析对采购工作作出客观、公平的评价。

首先要先了解企业现状

目前公司的采购中心有近百人，每个人负责采购工作的一部分。公司每年年终都会对整个采购中心的工作以及每位采购人员的工作作出全年的评价，并把每个人的评价结果作为依据进行末端淘汰。虽然公司采购队伍很庞大，但是，全公司每天的各种进货，小到一个螺丝钉，大到一条生产线，都是由采购中心来完成的，采购业务涉及方面之广，涉及范围之大，也超出了我们的想象，要想对全厂的采购工作做一个全面的、立体的、客观的评价还是很困难的。

为此，必须结合公司运营的现状，运用课程所学知识以及数据运营的相关方法，建立一整套适合公司实际情况的采购绩效评价系统，才能对公司的采购工作和采购队伍做一个全面的、立体的、客观的绩效评价，让采购真正发挥企业利润中心之一的作用，为公司降本增效，取得公司经济效益的最大化，提升公司的市场竞争力。

进一步需求调研分析

需求调研从质量绩效、数量绩效、时间绩效、价格绩效和采购效率五个角度对公司的采购情景进行分析：

质量因素：

这是采购中极为重要的一个因素，保证物料品质合格，是采购工作的基本需求。如果不能给公司采购到优质合格的物料，公司就无法生产出优质的产品，没有优质的产品就不能在当今的市场竞争中占据有利地位。

数量因素：

采购的第一要务是保供，即确保物料供应。一方面，作为采购工作者，如果不能为公司的生产及时提供所需的生产材料和设备备件，就会使生产受到影响，甚至停机。比如公司高炉的一次启停费用就是几千万，如果因为采购的物料影响了高炉停机，那对公司将是巨大的经济损失。另一方面，如果采购的物料数量过大，也会造成存货储备成本过高，造成资金流动障碍。数量因素是评价采供工作的重要因素。

时间因素：

一旦采购合同签订，就要确保按时供货，如不能按时交货，就会对公司的生产和交货产生影响。再则，适当的时间去采购合适的产品，就能在供应商那里拿到更低更合理的报价。

价格因素：

采购是公司的成本中心之一主要是从价格上来说的。就拿生铁来说，公司每天生铁的采购量都是几万吨，如果每吨生铁的价格上涨几十元，那么，一天公司的采购成本就增加了近百万，而生产现场要每天节省百万元是很难做到的。在确保产品质量的基础上，能够以更低的价格签单，本身就是在给企业创造利润。

采购效率：

采购工作不是单单的到供应商那里采购产品，更重要的是要和公司对应的上下游业务相结合，只有这样才能做到资金使用力度的最大化。

通过以上分析，我们不难发现，采购活动必须要围绕“质量”、“数量”、“时间”、“价格”和“效率”五个角度来开展工作，只有准确的评估企业的采购需求，并适时、适价、适质、适量和高效率的进行采购，才能从供应商那里获得更加合理的报价，才能给企业采购到物美价廉的产品。这样既做到了价格合适，也不会给公司增加库存压力和资金浪费。所以，要想对采购工作作出一个科学的、全面的评价，离不开这五个要素。

五步法搭建指标库

在数据运营官课程还未学习之前，对于指标库的搭建较模糊，没有好的方法去实践起来。因此，在学习了课程中的指标体系建立的专题之后，通过指标构建5步法，与业务部门一起梳理业务报表及相对应的指标需求。使用Fast-鱼骨图法构建采购业务KPI体系，如下图所示：

根据鱼骨图，从上述五个角度对采购绩效管理的所有指标进行筛选、权重分析及确认后，整理得到采购绩效评价指标库，如下图所示：

怎样可视化展示出来？

采购绩效评价指标库建立之后，通过收集、分析采购队伍中每个人的工作数据，应用指标分析的定性和定量方法，从“质量”、“数量”、“时间”、“价格”和“效率”五个角度对KPI指标进行横向与纵向对比，把对比结果作为采购绩效判定的标准，并对每位采购员的工作进行考核与评价。这样就能得出一个真实的、有数据支撑的、全面的、立体的、客观的采购绩效评价了。

根据上面得到的评价结果，应用课程中可视化专题所学来选择合理有效的图表，把数据分析结果直观、便捷的结果展示出来。

图示一： 展示了近三个月采购中心中心的总体情况

上图分别从近三个月长期合同执行情况、新开发供应商数目、计划执行率、库存积压率、降本率、资金周转率、计划各阶段执行时间、优秀供应商、库存积压物资等多个方面展示了整个采购中心当前的工作情况。

图示二： 展示了近三个月采购中心-物资部各业务员工作情况

上图展示了采购中心的某一部门（物资供应部，简称物资部）各业务员近三个月的采购计划完成情况，数据从数据库中直接获取，属于动态实时展示。可以帮助管理者对采购员工作情况实时把控，便于及时给出指导。

图示三： 展示了整个采购中心7月份采购计划即时执行情况

该图，展示出了整个采购中心某月份所接到的所有采购计划，以及各个计划在每个阶段的完成情况，便于公司领导层把控全局的采购进度。该数据是从数据库直接获取，属于动态展示，为了方便管理者实时查询，可以考虑放到移动决策平台。

按照上述五个角度来分析KPI指标体系，通过FineReport制作报表，分析结果展示到网站上，以供管理者对全公司的采购工作实时全面把控，及时评价，并对采购工作提供决策指导。

仅仅如此吗？

不不不，上面只是一个采购中心的例子，只是公司数据运营中的一部分。对于数据分析这一块，分两步来完成公司的数据整合和统计分析战略。

第一步：利用帆软平台把全公司各个生产部门的生产调度数据和成本数据（包含日成本、月成本、年预算等）全部整合到数据库，并做到数据实时更新，实时展示。

第二步：我们把收集上来的数据，通过课程中学到的相关知识，做一整套统计分析，并形成可视化报表，包含大屏展示和移动决策，以帮助管理者和公司领导决策指导。

让我们来看看郭同学有什么话想说的？

数据运营课程的学习，使我的数据分析理论和实践水平都得到了很大提升，帮助我建立了对整个数据分析的系统结构，改变了我对数据分析的观念，提升了我的数据分析能力。在这个过程中，我学会了如何与业务人员进行沟通，如何从业务部门那里获取数据，如何对业务的数据进行挖掘，以及指标建立与管理的整个流程，还让我学到了各种可视化报表的差异。在这个过程中，我还学到了统计学的相关知识。总之，这次课程的学习我受益匪浅。在此，感谢老师们的辛勤培育，相处虽短，涌泉终生，授课有限，获益无穷。